Остават броени дни до изтичането на срока за въвеждане на фискално устройство и СУПТО по отношение на продажбите, заплатени в брой или с наложен платеж съгласно Наредба Н-18/2006 г. Този срок е 31 януари и твърдата позиция на МФ е, че той няма да бъде удължен.
Повечето малки фирми не са готови или не са напълно готови. Причините за това са различни. За заведенията те най-често са финансови и организационни, без да изключваме, разбира се, че някои от ресторантьорите предпочитат да продължат укриването на обороти. Въвеждането на нов софтуер и фискални устройства дори само за едно заведение е четирицифрена сума, необходимо е да бъде обучен персоналът и да се въведат допълнителни процедури. И ако за заведенията поне е ясно какво трябва да се прави, в редица други сектори ситуацията е още по-сложна, тъй като няма яснота дали използваният софтуер е СУПТО и как трябва да се пренастроят процесите (например, при работа извън обекта). Проблемът дойде от това, че НАП поиска да регулира не само софтуера, който управлява фискалните устройства, а на практика всички типове софтуер, който се използва за управление на продажбите и други бизнес процеси. По този начин приходната агенция иска да  контролира софтуерни решения, които позволяват т. нар. двойно счетоводство. Все още се задава въпросът дали програмите за фактуриране (каквото и да се влага в това) са СУПТО и какво представляват решенията, които находчиви разработчици маркетират като неСУПТО. Ситуацията се усложнява от това, че редица други институции изискват подаване на отчети, например, от местата на настаняване, чието попълване може да се приравни на СУПТО. (Все пак трябва да се има предвид и казаното от Веселин Трифонов от НАП по време на семинара на НАП през 2019 г. : “Една екселска таблица или уърдовски файл, в който въвеждам данни за продажби, не е СУПТО.”).

“Софтуер за управление на продажби в търговски обект“ е всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализацията му, използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, за които е налице задължение за издаване на фискален бон. (т. 84 от ДР на ЗДДС). „Управление на продажбите“ чрез използване на софтуер за управление на продажбите в търговски обект е процес по автоматизирана обработка на информация за извършване на продажби на стоки или услуги, включващ проследяване на движението на стоките или изпълнението на услугите от заявяването им до тяхното предоставяне и/или извършване на плащане (т. 19 от ДР на Наредба №Н-18).

Според тълкуването на НАП, това условие е изпълнено, ако се пази информация за номенклатури на стоки и услуги, цена и количества и тази информация се обработва автоматизирано и се съхранява в бази данни. В последните си тълкувания НАП акцентира и на последния критерий – софтуерът да отразява предоставянето или заплащането на стоките. Автоматизирана обработка позволява да се проследи връзката между извършваните продажби и използваните за тях ресурси.

По-големият проблем е, че редица сектори са изправени пред невъзможност да намерят сред одобрените СУПТО решение, което съответства на нуждите им. Мнозина ползват SaaS или чуждестранен софтуерен продукт, който не присъства в списъка на НАП. Налице са редица технически трудности. НАП даде редица указания за това как да се импортва информация, създадена от други софтуери в базата данни на одобрен СУПТО.

Виж Презентация за Наредба Н-18

Поради разходите, неяснотите и надеждата за решение (отмяна) в последния момент, много търговци изчакаха твърде много и в резултат те не разполагат с време за избор на СУПТО (или писане на задание и разработка) и внедряването му. Те имаха своите основания за изчакването. Поради качеството на нормотворчеството у нас неведнъж досега се е случвало добросъвестните търговци и тези, които не чакат крайните срокове, да се окажат в по-неблагоприятна позиция.
Това е ситуация, в която няма полезен ход. В НАП са наясно с множащите се проблеми, но ако отменят изискванията за СУПТО, рискуват да си навлекат справедливия гняв на най-съвестните данъкоплатци, които вече инвестираха време и средства, за да постигнат съответствие.

Какви опции има търговец, който не е готов да спази срока 31 януари?

Безспорно големият проблем на Наредба Н-18 е невъзможността за решение от типа one size fits all. По същата причина текстът по-долу не е универсален отговор, а обобщава някои известни казуси. Нито едно от тези решения не е идеално , като някои от възможностите предполагат доброволен отказ от технологични предимства. Надяваме се да е временно.

Ще започнем от случаите, които ни изваждат от обхвата на Наредба Н-18.

1. Неприемане на плащания в брой/наложен платеж

Дори да е възможно, такова решение не е лишено от рискове, ако досега не е направена подмяна на фискалните устройства. Ако имате издадени касови бележки без QR код след 31 март 2019 г. и на 1 февруари 2020 г. просто спрете да приемате плащания в брой, стои въпросът на какво основание сте се възползвали от удължения срок, който се отнася за търговците, използващи СУПТО. Трябва да можете да докажете, че използваният в търговския обект софтуер има характеристиките на СУПТО, но, не сте успели да го регистрирате в НАП или, че се е наложила промяна на бизнес практиките и сте спрели да приемате плащания в брой и т.н.

Необходимо е да припомним кои са видовете плащания, които изискват издаване на фискален или системен бон: Съгласно чл. 118 ЗЗДС това са плащания “в брой, с чек, с ваучер, с банкова кредитна или дебитна карта или с други заместващи парите платежни средства”. Съгласно чл. 3 от Наредба Н-18 изключенията от изискването за издаване на фискален или системен бон са: внасяне на пари в наличност по платежна сметка, кредитен превод, директен дебит, наличен паричен превод, извършен чрез доставчик на платежна услуга по смисъла на Закона за платежните услуги и платежните системи, или чрез пощенски паричен превод, извършен чрез лицензиран пощенски оператор за извършване на пощенски парични преводи по смисъла на Закона за пощенските услуги.

Ако плащанията в брой/наложен платеж са епизодични, някои експерти съветват парите да се събират и внасят по банкова сметка на фирмата в края на деня (на основание на първото изключение). Ако не е направено от клиента (а заради ЗМИП банките вече изискват идентификация на лицето, което прави вноската), това може да доведе до проблеми с НАП.

2. Отделяне на плащанията в брой в отделна фирма, която не работи със СУПТО
   Това вече се практикува и може да е единственото работещо решение в редица случаи, ако съпровождащите го разходи и неудобства са по-малки от внедряването на СУПТО. То е подходящо и за фирми, които вече разполагат с ново фискално устройство.

Може да се наложи да се обединят оборотите за целите на регистрацията по ДДС по реда на чл. 96, ал. 10 и 11.

3. Разделяне на продажбите между офис и/или търговски обекти

Това е решение, към което трябва да пристъпите много внимателно и след допълнително проучване. СУПТО е софтуер в търговския обект, а дефиницията в Закона за ДДС предполага ТО да е свързан с обособено място, съответно регистрация на различен адрес:

“Търговски обект“ е всяко място, помещение или съоръжение (например: маси, сергии и други подобни) на открито или под навеси, във или от което се извършват продажби на стоки или услуги, независимо че помещението или съоръжението може да служи същевременно и за други цели (например: офис, жилище или други подобни), да е част от притежаван недвижим имот (например: гараж, мазе, стая или други подобни) или да е производствен склад или превозно средство, от което се извършват продажби (т. 41 от ДР)

Фискалните устройства “вървят” с търговския обект (освен ако са регистрирани без стационарен обект). В търговския обект, където се приемат плащания в брой, не трябва да се ползва неодобрен СУПТО и трябва да се издават фактури от кочан (или от word файл, или да се ползва програма, която пази само номера на фактури и имена на клиенти, но не и номенклатури). В този случай СУПТО може да е в офиса на счетоводната фирма, която издава фактури от името на клиентите. По време на семинара на НАП стана ясно, че в този случай съществува проблем, ако самата счетоводна къща трябва да издава фискални бонове поради това, че клиентите плащат в брой.

При този начин на работа трябва да държи сметка къде и как се откриват и приключват (заплащат) продажбите и това може да доведе до проблеми.

Това решение може да не е удобно, ако е необходимо на място в ТО да се следи движението на поръчки, наличности и пр. По време на споменатия семинар Трифонов казва, че не е СУПТО складова програма, която не отразява продажбите. Но това отново не е универсален отговор (и няма как да бъде).

Обърнете внимание, че обратната схема – СУПТО в магазина и неСУПТО в офис или обект, в който се плаща само по банков път, е по-сложна:

Източник: Семинари на НАП

4. Други платежни методи

Дълго време съществуваше неяснота  дали плащанията за сметка на баланс по сметка в услуги като PayPal се приравняват на плащанията в брой. Но сметката в PayPal се третира за счетоводни цели като банкова сметка. Това бе потвърдено на семинара на 13 декември 2019 от Росен Иванов, директор на дирекция Данъчно-осигурителна методология в НАП , който изключи плащанията от сметка към сметка в PayPal от приложното поле на наредбата. Обърнете внимание на новото изискване в предстоящите промени на Наредба Н-18 платежният оператор да е установен в страна, с която имаме СИДДО.

Също така изключение по чл. 3 е пощенският паричен превод, при който плащането се урежда чрез куриерската компания. Разглежданият в момента проект за промени в Наредба Н-18 внася важно допълнение по отношение на пощенския паричен превод, като на практика го изключва извън електронните магазини. Когато плащането се извършва чрез пощенски паричен превод, на клиента се предоставя хартиен или в електронен вид документ, съдържащ най-малко информацията по чл. 26, ал. 1, т. 1, 4, 7 и 8. Това включва данни за търговеца и идентификационен номер, наименование на стоката/услугата, код на данъчна група, количество и стойност по видове закупени стоки или услуги, обща сума за плащане и начин/и на плащане.

5. Използване на електронен магазин
   Софтуерът на електронните магазини почти винаги е СУПТО, но след предпоследните изменения в Закона за ДДС и промени в Наредба Н-18, неприсъствените (през виртуален ПОС) плащания с кредитни карти ще се ползват от облекчен, макар и не безпроблемен режим. Новият ред, определен с чл. 3, ал. 17 влиза в сила от 1 април.

Следователно, ако имате клиенти физически лица, които не желаят да плащат по банкова сметка или с пощенски паричен превод, може да е по-евтино да ги насочите към електронен магазин, където да платят с карта. Законът не ограничава понятието електронен магазин само до физически стоки. Това решение не е подходящо за обикновени магазини с много клиенти – физически лица, които търсят личен контакт, но такива магазини често не трябва да използват СУПТО в обекта (виж предходните точки).

Съгласно ал. 3 и новата ал. 3а на чл. 118 ЗДДС (в сила от 10.12.2019 г.) при неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта по продажби/доставки на стоки или услуги се допуска вместо фискален или системен бон да се издава друг електронен документ. Изискванията за това бяха определени с чл. 52о-52т на наредбата, като ще се налага изпращане на стандартизирана информация за извършените продажби до НАП.

Повече за новите изисквания към електронните магазини

Така се получават четири варианта за електронните магазини:

• електронни магазини, които приемат само плащания чрез платежна сметка: не са лице по чл. 3, изключени са от приложното поле на наредбата;
• електронни магазини, които приемат и плащания с ППП: трябва да спазват определени изисквания по отношение на издаваните документи;
• електронни магазини, които приемат и неприсъствени плащания с платежна карта (лице по чл. 3, ал. 17): трябва да спазват определени изисквания по отношение на издаваните документи и софтуера по чл. 52с, да подадат допълнителна информация при регистрацията си;
• електронни магазини, които приемат и плащания с наложен платеж: спазват всички изисквания на наредбата, но фискалният бон може да е електронен.

Необходимо е да припомним, че електронните магазини, включително търговците, които използват наети електронни магазини или публично достъпни онлайн платформи за продажби (като emag), бяха длъжни да се обявят пред НАП до 29 юни 2019 г. Електронните магазини, които нямат задължение да издават фискален бон (например, приемат само плащания по сметка), не бяха задължени да се регистрират в НАП.

Съгласно последните промени в наредбата, лице, избрало да издава документ по чл. 52о, е длъжно преди започване на дейност по продажби на стоки или услуги да регистрира електронния си магазин в информационната система на НАП.

“Електронен магазин“ е софтуер, достъпът до който се осъществява през интернет при използване на уеб-браузер или мобилно приложение, и чрез който се извършва продажба на стоки/услуги посредством сключване на договор от разстояние по чл. 45 от Закона за защита на потребителите, като се предоставя възможност за избор от клиента на стоки/услуги чрез потребителска кошница или по друг начин, както и за предоставяне на информация за контакт с купувача, адреса на доставка и метода за плащане. Необходимо е да се посочи, че това определение от Закона за ДДС влиза в противоречие с една от последните насоки на Европейския комитет за защита на личните данни, в която изрично се посочва, че когато е избран метод на доставка “получаване на магазин”, обработването на данни за адрес не е законосъобразно на основание изпълнение на договор. Безспорно това е така и при доставките на дигитални издания. Следователно, ако не се редактира текстът от ЗДДС, електронните магазини, които не доставят до адрес, трябва да събират ненужни лични данни (като е спорно дали законът за ДДС може да се приеме като основание по чл. 6, ал. 1, б. в или е необходимо съгласие), само за да изпълнят условието.

Дори когато софтуерът на електронния магазин не е регистриран като СУПТО, базата данни, създадена от него, трябва да се съхранява в сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК (чл. 52н от наредбата).

6. Изключение за средноголеми компании

Това изключение от септември 2019 г. се отнася за фирми с продажби в брой под 5% от всички, чиито продажби в брой са под 5% от приходите и за които са изпълнени два от трите критерия – приходи от продажби над 16 млн. лв., стойност на активите по баланс над 8 млн. лв. и персонал от над 50 души). Те могат да използват СУПТО, който създава стандартизиран одиторски файл, но трябва да съобразят дейността си с изискванията на Наредба Н-18 до 31 март 2020 г. Лицата, избрали алтернативната възможност за отчитане на извършваните продажби – СУПТО със стандартизиран одиторски файл, трябва да уведомят за това НАП по електронен път до 31 януари 2020 г. Те трябва да изпращат в НАП стандартизирания си одиторски файл веднъж годишно в срок до края на януари на следващата година

7. Изключения по чл. 4 от Наредба Н-18

В някои случаи лицата могат да се позоват на изключенията, когато не е задължително издаването на фискален бон, например: дейност на занаятчии-пенсионери, които не са търговци (без автосервизи), дейност на лица, упражняващи свободна професия (по смисъла на  § 1, т. 29 от допълнителните разпоредби на ЗДДФЛ, например, преводачи, одитори, ЧСИ, адвокати и т.н., които не са ЕТ и се самоосигуряват); продажба на собствена земеделска продукция от лица, които не са търговци с изключение на продажби във или от търговски обекти в лицензираните стокови борси, тържища или пазар на производител, магазин и т.н., продажби в/от търговски обекти, намиращи се в населени места с брой на лицата с постоянен адрес под 300 души и разположени във високопланински и труднодостъпни места, с изключение на курортите; продажби във/от търговски обекти, намиращи се на места с постоянна неосигуреност на дистанционна връзка от страна на мобилен оператор поради липса на покритие.

8. Регистрация в друга страна

Редица български компании продават в чужбина, като използват услугата на български куриерски фирми, които доставят в съседни страни с наложен платеж. Неприложимостта на наредбата в този случай бе коментирана още на през 2018 г. Регистрацията в чужбина може да се окаже по-евтиното решение при значителни обороти, ако алтернативата – неприсъствени плащания с карти или PayPal, не е достатъчна или не е подходяща с оглед на клиентите.

—

Моля, обърнете внимание, че освен изключението за средноголеми компании с плащания до 5%, са налице и други изключения, предвидени в наредбата и непубликувания още проект за промени в нея, например:

• Софтуери за управление на продажби, чрез който се управляват единствено продажби на стоки или услуги, заплащани напълно или частично от НЗОК (чл. 52а, ал. 2);
• Алтернативен фискален бон, съдържащ данните по чл. 52о, ал. 1, т. 1 и 6, при плащане по продажба на комунални и други абонаментни услуги с повтарящо се изпълнение при неприсъствено с кредитна или дебитна карта и предварително съгласие от страна на клиента на платежния оператор да нарежда плащането; или при внасяне на пари по платежна сметка чрез дебитна или кредитна карта, при условие че ПОС терминалът е свързан с платежна сметка на доставчика на платежни услуги и е разположен в негов обект (ново)
• Алтернативен фискален бон при плащане с ППП (ново).

Също така са налице специални изисквания за продажби на услуги или стоки чрез автомати на самообслужване в зависимост от вида услуга и наличието на захранване.  В общия случай имаме отчитане чрез ФУВАС, като фискалният бон, регистриращ продажбата, се визуализира само на дисплей, без да се издава хартиен документ, чрез фискално устройство по чл. 2, ал. 2, т. 2, което се вгражда в автомата, като фискалният бон, регистриращ продажбата, се издава на хартиен носител.

---

Важни крайни срокове по Наредба Н-18

31 януари 2020 г.

Всички лица, използващи софтуер за управление на продажбите – независимо дали са или не са регистрирани по ЗДДС, трябва да приведат използвания от тях софтуер в съответствие с нормативните изисквания и да сменят или модифицират фискалните си устройства до 31 януари 2020 г.

Производител/разпространител може да разпространява софтуер, който не отговаря на изискванията, определени в наредбата, до 31 януари 2020 г.

От 1 февруари 2020 г. фискалните бонове, издавани от ЕСФП, следва да съдържат и данни за размера на ДДС, акциз, покупна и продажна цена на горивата във всяка касова бележка.

29 февруари 2020 г.

Лицата, които извършват сервизно обслужване и ремонт на ИАСУТД, привеждат дейността си в съответствие с разпоредбите на наредбата. Издадените удостоверения за регистрация на тези лица са валидни до 29 февруари 2020 г.

31 март 2020 г.

Лицата, използващи софтуер за управление на продажби, подават информацията относно използвания от тях софтуер в търговските обекти до 31 март 2020 г.

Лицата, избрали алтернативната възможност за отчитане на извършваните продажби – СУПТО със стандартизиран одиторски файл, привеждат дейността си в съответствие с изискванията на наредбата до 31 март 2020 г.

Лицата, които извършват продажби на стоки или услуги чрез електронен магазин и отговарят на условията, предвидени в наредбата, са длъжни да приведат дейността си в съответствие с всички изисквания в срок до 31 март 2020 г.

1 април 2020 г.

Влиза в сила нов ред за документите за отчитане на продажбите по чл. 3, ал. 17, както и за автомати на самобслужване, ППП и внасяне на пари на ПОС терминал и плащане по продажба на комунални и други абонаментни услуги с повтарящо се изпълнение.

30 април 2020 г.

Лицата, които извършват сервизно обслужване и ремонт на фискални устройства, привеждат дейността си в съответствие с разпоредбите на наредбата. Издадените удостоверения за регистрация на тези лица са валидни до 30 април 2020 г.

31 май 2020 г.

Средни и големи компании, избрали алтернативната възможност за отчитане на извършваните продажби – СУПТО със стандартизиран одиторски файл, подават информация относно използвания от тях софтуер в търговските обекти до 31 май 2020 г.

Лицата, които извършват продажби на стоки или услуги чрез електронен магазин и отговарят на условията, предвидени в наредбата, подават информацията относно използвания от тях софтуер в срок до 31 май 2020 г.

 

Текстът е коригиран с последни промени в Наредба Н-18, обнародвани в ДВ, бр. 8 от 28 януари (най-важната засяга ППП и е-магазините, които са отделени в нова публикация)