данъци

С последните промени в Наредба Н-18 бяха въведени нови изисквания към всички фискални устройства, и към софтуерите за управление на продажбите в търговските обекти.
Тези промени бяха широко коментирани по отношение на касовите апарати, но необходимостта от регистрация на софтуера за управление на продажбите и изискванията към него останаха на по-заден план.
Тези изисквания са от такъв характер, че налагат не само допълнителни разходи на фирмите, но и промяна на бизнес процесите, а в някои случаи – и на бизнес модела.

Кога са приложими тези изисквания?
Следва да се съобразим с определението на СУПТО в Закона за ДДС и определението за управление на продажбите в Наредба Н-18. Съгласно Закона за ДДС „Софтуер за управление на продажби в търговски обект“ е всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализацията му, използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, за които е налице задължение за издаване на фискален бон. Управлението на продажбите е „процес по автоматизирана обработка на информация за извършване на продажби на стоки или услуги, включващ проследяване на движението на стоките или изпълнението на услугите от заявяването им до тяхното предоставяне и/или извършване на плащане.“
Когато един офлайн или онлайн магазин използва за дейността си софтуер за управление на продажбите и за извършваните продажби е налице задължение за издаване на ФБ съгласно чл. 3, ал. 1 от Наредба Н-18/2006 г., софтуерът трябва да отговаря на изискванията на наредбата.
Най-общо това означава да разполагате със софтуер, който извършва автоматизирано управление на поръчките, складовите наличности, отчита извършената дейност и пр. и да поддържа база данни.

Не е СУПТО и не е налице изискване за регистрация на софтуера, когато същият се използва само за фактуриране с „ръчно“ въвеждане на продадените стоки и услуги. (Имаме предвид, ако данните за вид, количество и стойност от фактурите не се извличат от фактурите с цел автоматично обработване и не се съхраняват в бази данни.)

Изключени са т.нар. „касови програми“, които получават информация за цени и номенклатури от централизирани системи (SAP). „Когато софтуерът е част от или е свързан с интегрирана информационна система за управление на продажбите/търговската дейност на лицето по чл. 3 и използваната технология за реализацията му не позволява изпълнението на всички или на част от изискванията по т. 16, 17, 18, и 19, изпълнението на тези изисквания следва да бъде осигурено чрез функционалността на интегрираната система.“ (Приложение №29, т. 21 от Наредба Н-18/2006 г.)

Второто условие е за търговския обект да съществува изискване за отчитане на продажбите с фискално устройство. Такова изисквания е налице винаги, когато се плаща в брой, с банкова карта, наложен платеж. Не е налице изискване за издаване на продажбите с ФБ при плащане по банков път (кредитен превод или директен дебит), с наличен паричен превод или с пощенски паричен превод.

Както се вижда, изискванията за СУПТО са поставени в зависимост както от неговата функционалност, така и от начина на плащане. Ако имате множество търговски обекти и само в един се плаща в брой възниква задължение за регистрация на СУПТО. НАП приема за търговски обект и електронният магазин ( §1, т. 41 от ДР на ЗДДС). Интересен казус възниква ако СУПТО обслужва само търговски обект, за който не е налице изискване за отчитане на продажбите с ФБ (плаща се с пощенски паричен превод), а в друг търговски обект (например, офиса на търговеца) приема поръчки по телефона, за които се плаща в брой, но те не се отразяват в софтуера на електронния магазин автоматично (ръчно намаляване на наличността). Според публичните разяснения на НАП „регламентираните в Приложение № 29 изисквания не са относими към софтуер, който управлява продажби, за които не е налице задължение за регистрирането и отчитането им чрез фискално устройство. Същият софтуер (същата версия на софтуера) обаче не може да се използва в други търговски обекти, в които се извършват продажби, за които се изисква издаване на ФБ. „ Ако електронният магазин и офиса са различни търговски обекти (или не са) и е налице изискване за закупуване на касов апарат за офиса, дали СУПТО на е-магазина трябва да отговаря на Наредбата?

Кои са тези изисквания?
Най-общо те са:
– производителят или разпространителят на такъв софтуер да декларира пред НАП, че са изпълнени изискванията на Приложение 29 (виж срокове). Доставчикът (електронен или физически магазин) може да работи само със софтуер от този списък.
– този софтуер трябва да има функционалност, която позволява издаване на фискален бон (връзка с фискален принтер);
– изисквания към работата на софтуера, от които най-важното е генерирането на уникален номер на продажба;
Това означава, че съществува риск на 30 март (когато изтича срокът за постигане на съответствие) търговецът да установи, че използваният от него СУПТО, не отговаря на изискванията на Наредба Н-18.
Освен изисквания към функционалностите на софтуера, има и изисквания за работа с него. Съгласно чл. 52к, ал. 3 от Наредба № Н-18/2006 г. когато работата на софтуера е свързана с получаване или подаване на информация от или към други софтуери или модули от информационни системи, търговците са длъжни да съхраняват информацията, създавана чрез тези софтуери (модули от информационни системи), в сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК и при поискване предоставят на органите по приходите (ОП) достъп до нея с пълни права за четене и експорт на данни.

Какво е важно?
Както подчертава НАП, търговците, които трябва да приведат дейността си в съответствие с наредбата в определения срок – 31.03.2019 г. или 30.06.2019 г., ще трябва да координират закупуването на ново фискално устройство с инсталирането на новия софтуер.
Както вече посочихме, това предполага не само допълнителни разходи за придобиване на нов софтуер (много често се ползват безплатни програми с платени разширения), но и за обучение на лицата, оторизирани да работят с този софтуер, както и вероятно промяна на бизнес процесите.
За бизнеси, които спорадично извършват дейности, за които е налице изискване за издаване на фискален бон, или при т. нар. разносна търговия може да се наложи по-сериозна промяна.
Едно важно изискване на наредбата е забраната за изтриване на записи, създадени след приключване на продажбата. Това може да са данни за промоции, закъснения на плащания, гаранции, променени адреси на доставка, жалби и прочие. Търговците и разработчиците на софтуер трябва внимателно да оценят тези функционалности с оглед защитата на интересите на трети лица и възможен конфликт с други закони.

Регистрация на електронните магазини
Паралелно с регистрацията на софтуера текат и сроковете за регистрация на електронни магазини. Докато приемането на декларации за съответствие от производителите/разпространитеите на СУПТО започва от 1 декември, за електронните търговци сроковете започват да текат от 29 декември.
Много важно е и изискването на чл. 52н от наредбата – те „са длъжни да съхраняват в сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК създаваната чрез софтуера на електронния магазин информация (текуща база данни и архивни копия на базата данни) и при поискване от органите по приходите да осигурят достъп до нея с възможност за експорт и копиране на данни.“

Срокове

1. Регистрираните по ДДС лица (с изключение на лицата, ползващи ЕСФП и ИАСУТД) трябва да сменят или модифицират (чрез производители/вносители на фискални устройства), използваните от тях фискални устройства най-късно до 31 март 2019 г.
2. Нерегистрираните по ДДС лица и лицата, използващи ЕСФП, имат задълженията по горната точка до края на юни 2019 г.
3. Ползвателите на ИАСТУД трябва да приведат дейността си в съответствие с изискванията на Наредба Н-18 до края на 2019 г.
4. Лицата, които използват софтуер за управление на продажби:
o Регистрирани по ЗДДС лица, които използват софтуер за управление на продажби, привеждат дейността си в съответствие с разпоредбите на Глава седма „в“ (изисквания към лицата, които използват софтуер за управление на продажбите в търговски обект) в срок до 31 март 2019 г. Тези лица трябва да подадат в НАП информация за използвания от тях в обекта софтуер в срок до 31.05.2019 г.
o Нерегистрираните по ЗДДС лица, които използват софтуер за управление на продажби, привеждат дейността си в съответствие с разпоредбите на Глава седма „в“ (изисквания към лицата, които използват софтуер за управление на продажбите в търговски обект) в срок до 30 юни 2019 г. Тези лица, трябва да подадат в НАП информация за използвания от тях в обекта софтуер в срок до 31.08.2019 г.
5. Лицата, които извършват сервизно обслужване и ремонт на фискални устройства, привеждат дейността си в съответствие с разпоредбите на Глава седма в срок до 30 юни 2019 г. Срокът за лицата, които извършват сервизно обслужване и ремонт на ИАСУТД, е до 31 декември 2019 г. Издадените удостоверения за регистрация на тези лица са валидни до 30 юни 2019 г., съответно до 31 декември 2019 г.
6. Лицата, производители/разпространители на софтуер:
o От 1 декември 2018 г. производител/разпространител на софтуер за управление на продажбите може да декларира съответствие на програмен продукт с изискванията на Наредба Н-18, като това ще става с квалифициран електронен подпис чрез е-услуга, достъпна в портала на НАП.
o Софтуерите, за които е декларирано съответствие, ще бъдат включени в публичен списък, достъпен на интернет страницата на НАП.
7. Изискванията към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин, влизат в сила от 29 декември 2018 г. Лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин към 29 декември 2018 г., трябва да подадат информация за това в срок до 29 март 2019 г.
Повече информация за промените може да намерите на интернет страницата на НАП в рубриката „Касови апарати и електронни търговци“ на адрес http ://nap.bg/page?id=744.

На 29 ноември ще се състои конференцията Практически проблеми на електронната тъгровия, която наред с някои правни проблеми, ще разгледа и темата за СУПТО